Nous avons tous besoin de divers documents : administratifs, bancaires, de santé, professionnels, d’énergie, de téléphonie, etc…
Retrouver facilement un document est un atout précieux, aussi faut-il avoir un système de rangement performant. De nombreuses possibilités s’offrent à nous, chacun choisira la technique qui lui conviendra le mieux, en fonction de sa logique et de la place dont il dispose chez lui. Nous vous donnons ici quelques pistes.
Trouver la bonne méthodologie
Pour que le rangement soit efficace, il faut avant tout réfléchir à la bonne méthodologie, définir les thèmes qui nous intéressent, et les écrire sur une feuille, cela facilitera grandement la suite. Une fois cette tâche accomplie, prévoyez la méthode de classement. Pour cela, diverses solutions s’offrent à vous.
Rangement dans un ou plusieurs classeurs
Cette méthode demande de la manutention, d’utiliser des chemises plastique à soufflets pour les plus gros dossiers, ou perforer directement vos documents. Cela peut vite s’avérer compliqué avec le nombre de documents à y insérer.
Rangement dans des chemises cartonnées
Cette méthode est relativement facile à mettre en œuvre et peu contraignante dans le temps, bien qu’il faille changer les chemises lorsqu’elles commencent à être usées. Vous pouvez y ajouter des sous-chemises pour bien compartimenter les rubriques de vos dossiers.
Boîtes de rangement
Elles ont l’avantage d’être jolies et de bien s’intégrer dans votre déco, mais conviennent mieux pour l’archivage de documents car elles entrainent des manipulations répétées.
Rangement dans des dossiers suspendus
Cette méthode est une des plus pratiques, puisque tous vos documents se trouvent au même endroit et sont rapides à retrouver, et dissimulés dans un meuble fermé, alliant ordre et confidentialité.
Quelle que soit la méthode que vous choisirez, il faut qu’elle convienne parfaitement à votre logique et à votre personnalité.
Enfin, pensez à sauvegarder vos documents numériques dans des dossiers si vous n’avez pas besoin de les imprimer.
Durée de conservation des documents
Maintenant que nous avons vu comment ranger vos dossiers pour les retrouver facilement, voyons quels documents sont à conserver. Il est en effet inutile de stocker des papiers qui sont devenus obsolètes, car ils vous encombrent pour rien. Qui ne s’est jamais posé la question de savoir quoi garder, et pour combien de temps ?
Vous pouvez retrouver facilement ces informations sur le site du service public, mais nous allons vous indiquer ici les documents les plus courants dont vous ne devez pas vous défaire, et ceux qui ont une durée de vie plus limitée.
Conservation permanente
Ce sont les documents d’aspect juridiques, tels que les extraits d’état civil, les actes de reconnaissance d’enfants, les jugements de divorce ou d’adoption, les contrats de mariage, les conventions de PACS, les diplômes, les livrets de famille, les actes de vente d’un logement, les livrets militaires, certains documents médicaux tels que des radiologies, carnets de vaccination ou de santé, cartes de groupe sanguin, bulletins de salaire, d’indemnités chômage ou de pensions de retraite.
Durant 10 ans
Vous retrouvez les documents d’assurance-vie et de dommages corporels, ainsi que les factures liées aux travaux.
Jusqu’à 5 ans
Ce sont les relevés bancaires, les conventions de comptes, les talons de chèques qui doivent être conservés jusqu’à 5 ans après la clôture de vos comptes, les avis de versement d’allocations familiales, les factures d’eau, d’électricité et de gaz, les preuves de paiement des charges de copropriété, les correspondances avec les syndics, les PV d’AG de copropriété, les déclarations d’accidents du travail auprès de la CPAM.
Cette liste n’est pas exhaustive. En cas de doute, n’hésitez pas à vérifier avant de jeter un document qui pourra vous faire défaut par la suite.
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