Factures de téléphone, de boutiques en ligne, relevés bancaires, papiers administratifs…, avec tous ces documents importants qui s’entassent, il devient de plus en plus difficile de les archiver. Désormais, cette pratique cède sa place à l’archivage numérique. Les formulaires électroniques remplacent peu à peu les précieux documents papier. Reste à savoir comment numériser efficacement ses documents administratifs.

Pourquoi numériser ses papiers ?

Avec l’avènement du numérique et l’arrivée d’Internet, nous nous passons de plus en plus du papier. En plus d’être moins encombrant, le digital est aussi écologique. Tous les documents ne nous parviennent cependant pas sous forme numérique.

Les avis d’imposition, les fiches de paie font partie de ces documents qui nous arrivent encore sous forme de papier. Bien que contenant des informations utiles, ces derniers finissent par occuper trop de place. D’où l’importance de les numériser si vous souhaitez les conserver toute la vie. Une fois numérisés, ces derniers sont également plus rapidement accessibles et peuvent facilement être envoyés par mail.

Grâce à la dématérialisation, vous pouvez enfin dire adieu à la détérioration, à la perte accidentelle et à l’encombrement !

Comment archiver numériquement ses documents ?

Pour numériser vos dossiers, vous avez besoin, dans un premier temps, d’une imprimante multifonction (ou d’un scanner) et d’un ordinateur où seront stockées vos données.

Faites le tri

Triez la pile de documents administratifs. Mettez de côté les pièces à conserver (bulletins de paie, factures, documents confidentiels…). Réunissez les dossiers qui seront consultés régulièrement et ceux qui ont besoin d’être archivés.

Prenez aussi le temps d’examiner l’état de chaque document et vérifiez la qualité du papier. Les informations doivent effectivement être parfaitement visibles après le scanner.

Scannez chaque document

Passez ensuite chaque document au scanner. Avant de lancer le scan, vous pouvez réaliser quelques réglages en fonction du document. S’il s’agit d’une lettre, limitez la résolution à 600 points par pouce. Si vous ne souhaitez conserver qu’une partie du document, fixez la zone de numérisation avant de le scanner.

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Vous voulez constituer un dossier complet ? Avant de scanner, cliquez sur le bouton « Ajouter une image ». Une fois toutes les images montées, vous pouvez cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Enregistrer vos documents sous PDF

Le format PDF a l’avantage de préserver la mise en forme de tout document source. Il se révèle donc être un excellent format d’archivage de documents électroniques.

Avec votre scanner et le logiciel d’Acrobat, vos dossiers numérisés seront directement disponibles sous format PDF sur votre ordinateur. Acrobat prend en charge les pilotes de scanner TWAIN (sous Windows et Mac OS), WIA (Windows) et ICA (Image Capture sous Mac OS).

Vous pouvez bien entendu modifier le fichier PDF après sa création. Il est également possible de numériser plusieurs pages et de ne créer qu’un seul PDF. Vous pourrez ensuite enregistrer le tout sur votre ordinateur.

N’oubliez pas de rester méthodique au moment de classer vos documents administratifs dans votre ordinateur. Pour ne pas faire brouillon et se perdre à nouveau, créez différents dossiers pouvant abriter un ou plusieurs sous-dossiers qui seront, par exemple, numérotés par année civile.