Nos meilleurs conseils pour gérer et trier vos documents administratifs

Beaucoup de personnes sont victimes de « phobie administrative » . Ce terme désigne une difficulté à gérer efficacement son courrier et les démarches administratives deviennent une source de stress permanente. Cependant, ranger ses papiers et rester organisé toute l’année sont essentiels pour gagner du temps. Cela vous évite de perdre des documents importants et d’alléger votre charge mentale. Grâce à des astuces simples, notre coopérative de services à la personne Interservices vous aide à mieux gérer vos tâches administratives.

Commencez à classer et trier vos documents dès maintenant

Ne laissez pas vos documents s’accumuler avec le temps, si vous ne voulez pas vous retrouver avec une pile de papiers à classer pendant des heures. Traiter le courrier au fur et à mesure ne vous prendra que quelques minutes.
Jetez les courriers inutiles, comme la publicité. Gardez à l’esprit que certains documents ont des délais de conservation.

Voici quelques exemples :
– Les déclarations de revenus et les avis d’imposition doivent être conservés pendant une durée de 3 ans. Ce délai correspond à la période pendant laquelle l’administration fiscale peut effectuer un contrôle.
– Les bulletins de salaire doivent être conservés jusqu’à la retraite, car ils sont utiles pour déterminer vos droits à la pension. Après la retraite, il est conseillé de les garder pendant au moins 6 ans.
– En général, les relevés bancaires et les documents relatifs à un prêt doivent être conservés pendant 5 ans.
– Les locataires doivent conserver les quittances de loyer pendant toute la durée de la location et généralement 3 ans après.
Pour plus de détails, consultez le site du service public sur la durée de conservation de papiers.

Classez vos documents par catégories

Pour être certains de vous y retrouver dans vos documents administratifs, investissez dans des classeurs, un par domaine, avec des étiquettes et intercalaires pour les organiser par années. Vous pourrez ainsi y trier vos documents liés à l’assurance, la mutuelle, la banque, le travail, les impôts, etc.
Cette méthode est la plus fréquente, mais l’important est de trouver le moyen de classement qui vous convient le mieux.

Traitez le courrier dès réception

Si un courrier est une simple lettre d’information, rangez-le directement. Pour les courriers nécessitant une action de votre part (paiements, formulaires à renvoyer), deux options s’offrent à vous :
– Si la demande est urgente, agissez immédiatement
– Si vous disposez d’une échéance, munissez-vous d’un trieur à soufflet et rangez vos documents selon la date d’échéance (à traiter avant fin de semaine, dans 15 jours, avant la fin du mois, etc.) Si vous avez peur d’oublier, notez les dates importantes sur un calendrier ou créez un rappel sur votre téléphone.
Après traitement, archivez le document dans son classeur.

Misez sur le numérique et scannez vos documents

Pour limiter le papier, de plus en plus de services se tournent vers le numérique. Si vous recevez des documents importants sur votre ordinateur, sauvegardez-les et classez-les dans des dossiers et sous-dossiers par années et catégories. Pensez également à scanner vos documents très importants et de les archiver sur votre ordinateur, cela vous permettra d’en conserver une copie si vous perdez l’original.
Pour plus de sécurité, faites des sauvegardes sur plusieurs supports, comme un disque dur externe ou un cloud comme Google Drive. Utilisez des mots de passe forts, en envisageant un coffre-fort numérique pour les documents sensibles.

Gérez vos e-mails

Il nous arrive de recevoir également des e-mails importants. Selon l’interlocuteur, il peut être essentiel de conserver le mail. Pour ne pas qu’il se perde dans votre boite de messagerie, pensez à créer des dossiers et sous-dossiers pour trier et archiver vos messages importants.
Certains e-mails comportent des pièces jointes très importantes. Au même titre que vos courriers, classez-les sur votre ordinateur, comme stipulé précédemment.

Vous souhaitez obtenir de l’aide à domicile pour gérer vos formalités administratives et traiter vos courriers ? Contractez les équipes d’Interservices dès aujourd’hui au 04 68 11 98 05 ou à contact@interservices.fr

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