Archiver numériquement ses documents : pourquoi et comment procéder ?

Le temps où l’on archivait des tonnes de papiers est révolu. La pratique a laissé la place à l’archivage numérique. Les entreprises et les institutions administratives ont besoin de conserver de précieux documents, mais cela vaut également pour les particuliers. Alors comment archiver efficacement ses documents au format numérique ?

L’archivage numérique des papiers, une solution moderne et écologique

L’avancée technologique, notamment l’avènement d’Internet, a fait en sorte que l’on peut se passer de papier… ou presque. Non seulement c’est moins encombrant, mais c’est aussi écologique.

Le papier et le digital sont deux supports qui peuvent conserver des informations utiles, pour toute une vie pour certains documents. Le papier occupe trop de place chez soi alors que les données numériques tiennent dans la mémoire d’un disque dur.

Une autre raison de la dématérialisation du papier est d’ordre écologique. Sachez qu’un kilo de papier consomme 2 kilos de bois et une soixantaine de litres d’eau.

Enfin, les documents une fois numérisés seront plus rapidement accessibles et prêts à être envoyés par mail pour constituer un dossier ou résoudre un litige.

Comment archiver numériquement ses papiers ?

La première étape pour archiver numériquement ses papiers est la mise en place de la démarche de dématérialisation. La deuxième partie est la gestion électronique des données. Ces deux parties se résument en quelques étapes indispensables, à savoir :

• La réflexion et le tri au préalable

Cette étape consiste à analyser ses besoins en partant des raisons qui motivent à réaliser une dématérialisation du papier. On doit alors se poser la question sur les pièces à conserver : des factures, des bulletins de paie ou des dossiers personnels, des documents confidentiels, des fichiers à consulter régulièrement, etc. Pour cela, il est intéressant de connaître le délai de vie des différents documents administratifs pour pouvoir effectuer un tri au préalable.

• La préparation à la numérisation des documents

Ensuite, faites la liste des documents à numériser. Estimez leur volume. Il faut aussi examiner leur état : des lettres avec annotations, des pièces agrafées, des feuilles reliées. Il faut aussi tenir compte de la qualité du papier.

• Scanner vos documents

A l’aide de votre scanner, numérisez vos documents en les regroupant dans des dossiers sur votre ordinateur. Tous vos documents doivent être classés avec méthode, de manière à ce que vous puissiez les identifier et les retrouver facilement.

Il existe également des applications mobiles qui permettent de numériser rapidement un document sans passer par un scanner. Citons entre autre Adobe Scan, Genius Scan, Scanbot ou encore CamScanner. Certaines de ces applications vous proposent également une sauvegarde sur un service cloud.

On ne s’en sort pas toujours seul dans l’archivage numérique. Dans ce cas, rien ne vaut le recours à un professionnel. N’hésitez pas à nous contacter pour faire appel à un expert pour vous accompagner.