Gestion du courrier, suivi des dossiers, paiement des taxes, bureautique, accueil téléphonique, facturation… Les tâches administratives sont nombreuses et peuvent, par moment, vous submerger. Voici quelques conseils qui vous permettront de gérer au mieux, et sereinement, votre travail administratif.

Organisez vos documents

L’organisation est effectivement indispensable si vous voulez éviter de crouler sous le travail. N’hésitez donc pas à y consacrer du temps. Voir vos documents, papiers et courriers s’amonceler peut vite vous décourager. De plus, vous allez perdre beaucoup de temps à chercher les bonnes pièces comptables ou bons justificatifs le moment venu.

Commencez, par conséquent, à vous équiper en consacrant un placard, une étagère entière ou un élément quelconque de bureau pour accueillir la paperasse. Pour le classement et le rangement de vos documents administratifs, optez pour des dossiers cartonnés, des étiquettes et des chemises.

N’oubliez pas également de créer un double des documents importants et de les ranger dans des dossiers séparés. Les factures, par exemple, rejoindront le dossier des fournisseurs ou prestataires et celui dédié à la comptabilité mensuelle.

Prenez enfin l’habitude de ranger les documents au fur et à mesure qu’ils arrivent. N’attendez pas que les papiers s’accumulent.

Planifiez un agenda

L’agenda est aussi votre meilleur allié pour gérer vos tâches administratives sans prise de tête. Si vos papiers doivent être bien organisés, votre temps aussi. Là encore, n’attendez pas le dernier moment au risque de travailler en urgence, de commettre des erreurs et de perdre en efficacité.

Réalisez, dans un premier temps, une liste des tâches à réaliser. Organisez ensuite votre travail par ordre de priorité (déclarations de TVA, déclarations sociales, etc.). Vous pouvez utiliser des tableaux visuels, disponibles en ligne, pour visualiser chaque tâche, mais aussi suivre leur progression.

Bloquez une journée (chaque semaine, mois ou chaque trimestre) pour la gestion et le suivi des tâches administratives. Si vous avez rangé vos papiers comme il faut, il vous sera plus facile de travailler. N’oubliez pas de toujours commencer par les tâches les plus difficiles et limitez-vous à une tâche à la fois.

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Pensez aussi à ajouter des rappels pour ne manquer aucune étape importante. Créez, par exemple, une alerte sur votre smartphone ou ordinateur lorsqu’une échéance approche comme la déclaration d’impôt.

Déléguez vos tâches

Vous éprouvez trop de difficultés à gérer la paperasse ? Confiez vos tâches administratives à un assistant administratif. Tournez-vous vers un professionnel qualifié pour réaliser efficacement toutes les missions classiques comme la facturation, le suivi des dossiers et autres tâches chronographes.

Vous pouvez également lui confier des missions spécifiques comme le standard téléphonique, la planification des réunions de travail, l’organisation des agendas, les déplacements professionnels… Pour garder un œil sur la réalisation de chaque tâche, vous avez également à votre disposition divers outils en ligne comme le tableau collaboratif. En travaillant sur un tableau partagé, vous n’êtes plus contraint de collecter et partager les informations.

Pour trouver l’assistant administratif à domicile répondant à toutes vos attentes en termes d’efficacité, tournez-vous vers les Services à la personne. Ce dernier apporte un soutien préalable et réalise toutes les tâches contraignantes (répondre au courrier, obtenir un remboursement, archiver les factures, etc.). En choisissant une entreprise de SAP, vous bénéficiez également d’une réduction d’impôt de 50 % sur les dépenses engagées pour ses prestations.