Nous recevons chaque jour ou presque, bon nombre de documents administratifs. Nous en éditons d’ailleurs aussi. Qui ne s’est jamais retrouvé avec des papiers rangés en vrac ? Qui n’a jamais pensé avoir perdu un papier par manque d’organisation, et l’a finalement retrouvé plusieurs semaines après ? Nous vous donnons ici quelques conseils pour archiver efficacement vos documents administratifs.
Ce que vous allez découvrir
Pourquoi classer ses documents administratifs ?
La première, et la plus importante raison, c’est la loi. En effet, vous devez conserver un certain nombre de documents, pendant plusieurs années. Cela vous permettra de faire fonctionner une garantie, de réclamer quelque chose, ou de demander un droit. Selon le type de document, la durée légale varie. Ainsi, pour les papiers d’assurance, cela varie entre 2 et 10 ans, pour les impôts et taxes, entre 1 et 3 ans, et pour le travail, chômage et retraite, entre 6 mois et, à vie.
Ne négligez donc pas ces documents, car ils pourront vous être très utiles. Pour connaître la durée légale de tous les documents à conserver lorsque l’on est un particulier, nous vous invitons à vous rendre sur le site internet du Service Public.
Comment les archiver ?
Si vous êtes un particulier
Premièrement, n’attendez pas que vos documents s’accumulent pour les classer. Prenez le temps de le faire chaque semaine, voire chaque jour. Vous y verrez plus clair, et ça ne vous prendra que quelques minutes.
Ensuite, le plus courant est de classer ses documents dans des dossiers. Chaque dossier concerne un type de document. Par exemple, créez un dossier « impôts », et regroupez-y toutes vos déclarations. Sachez qu’il est également possible de numériser vos documents pour les stocker de façon numérique. Attention cependant, si vous scannez vous-même vos documents, ils n’auront pas la valeur juridique de l’original. En revanche, si vous avez reçu un document par voie numérique, comme par exemple une facture d’un fournisseur d’électricité, celui-ci conserve sa valeur juridique (articles 1365 à 1368 du code civil).
Enfin, après avoir créé tous vos dossiers, vous pouvez les stocker dans des boîtes de stockage, organisées par thématiques. Par exemple, faites une boîte « Factures » et incluez-y vos dossiers « factures électricité », « factures de téléphone », etc.
Si vous êtes une entreprise
Dans le cas d’une entreprise, la démarche est sensiblement la même. Il vous faudra classer vos documents bien plus régulièrement qu’un particulier. Ainsi, un archivage quotidien vous permettra de ne pas vous laisser déborder par la paperasse.
Chaque dossier concernera une affaire, ou thème administratif. Vous devez ensuite, à l’intérieur de chaque dossier, décider du classement. Gardez à l’esprit qu’il faut que ce soit logique. Comment allez-vous chercher l’information ? Si c’est par nom, classez vos documents dans l’ordre alphabétique. Si c’est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc.
Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document. Pensez donc bien à connaitre la façon dont vos employés éditent leurs documents, et informez-les de la manière dont ils sont archivés. Vous gagnerez un temps précieux. Pour connaitre les délais de conservation des documents lorsque vous êtes un professionnel, référez-vous au site internet du Service Public.
Si vous avez besoin d’aide dans la gestion de vos documents et archives, n’hésitez pas à faire appel à nos experts. Ils sauront vous donner des conseils précieux, afin de mettre en place un archivage efficace.
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