Développé par Microsoft, le logiciel Excel est un tableur complétant la suite bureautique Microsoft Office. Modifiable et évolutif, cet outil affiche vos données sous forme de graphiques et de tableurs. Utilisé par 99 % des entreprises, cet outil présente des avantages indéniables. Encore faut-il connaître quelques trucs afin de travailler plus facilement. 

Voici 5 conseils et astuces utiles pour utiliser Excel.

Basculer entre plusieurs fichiers

Il n’est pas rare de travailler sur plusieurs fichiers à la fois lorsque l’on a de nombreuses données à gérer. Aller d’une feuille à l’autre n’est pas très pratique si l’on n’adopte pas la bonne tactique. Une fois tous vos fichiers Excel ouverts, utilisez le raccourci CTRL + Tab afin de basculer d’une feuille de calcul à l’autre rapidement.

Ajouter des lignes ou colonnes en même temps

Des lignes ou des colonnes supplémentaires à ajouter sur votre feuille Excel ? Vous risquez de perdre du temps en ajoutant une nouvelle ligne ou colonne à la fois, car la manipulation doit être répétée. 

Afin de gagner du temps, commencez par sélectionner le nombre de lignes (colonnes) que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite un clic droite sur la sélection puis cliquez sur « Insérer ». Les nouvelles lignes (colonnes) s’afficheront au-dessus des lignes (ou à gauche des colonnes) sélectionnées.

Supprimer les cellules vides

Une mise à jour à faire ? Des cellules ne contenant aucune donnée à supprimer ? Vous souhaitez retirer ces cellules tout en gardant vos calculs justes ? Sélectionnez les colonnes à filtrer. Cliquez sur « Données », puis « Filtrer ». Vous pouvez, à l’aide du filtre, cocher sur les cellules vides pour ensuite les supprimer.

Transformer une ligne en colonne

Nul besoin en effet de retaper chacune des données en ligne pour les afficher en colonne ou vice-versa. Sélectionnez et copiez, dans un premier temps, les cellules que vous souhaitez transposer en colonne. Après avoir choisi la cellule de la ligne où vous souhaitez que celles-ci soient placées, cliquez sur « Édition » puis « Collage spécial ». Une fois la case « Transposé » cochée, cliquez sur « OK ».

Faire une recherche approximative

Lorsque l’on a beaucoup de données à manipuler sur un fichier Excel, il devient souvent difficile de les trouver rapidement. Comme Word, le tableur Excel bénéficie d’une fonctionnalité de recherche. Ainsi, lorsque vous avez des données à trouver, il vous suffit de taper CTRL + F. Une petite fenêtre apparaît où vous pouvez saisir les données que vous recherchez. 

Une recherche approximative est également possible ! Il vous suffit d’ajouter les symboles « * » (astérisque) et « ? » (point d’interrogation) si vous doutez des résultats de recherche.

Nombreuses sont les astuces que vous pouvez utiliser et qui facilitent la manipulation des feuilles Excel. Trouvant aisément sa place dans les foyers, le tableur Excel ne se maîtrise cependant pas du jour au lendemain. Une assistance informatique vous sera d’une grande aide ! En bénéficiant d’un agrément au SAP, le prestataire informatique vous fait profiter de certains avantages fiscaux et vous partage les bonnes astuces pour une utilisation courante du logiciel Excel.

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